4 astuces pour organiser un webinar de qualité

Qu’est-ce qu’un webinar (ou webinaire) ? Le terme de webinaire/webinar est une combinaison des mots web + séminaire (ou seminar). Il s’agit d’une conférence en ligne ayant pour objectif de présenter un produit, une entreprise, ou encore de partager un savoir-faire.

Les webinars font partie des leviers marketing que les entreprises utilisent de plus en plus. Et en effet, il y a de la demande pour ces contenus puisque 54% des professionnels B2B regardent des webinaires chaque semaine. 

Vous aimeriez proposer des webinars pour attirer de nouveaux prospects ? Cela demande un certain travail et une bonne organisation en amont. 

Quelles sont les bonnes pratiques pour l'organisation d'un webinar ? Nous vous donnons 4 conseils essentiels à votre réussite ! 

1. Choisissez un outil adapté 

• 80% des participants à un webinar utilisent le système d'exploitation Windows

Pour organiser votre webinar, vous aurez besoin d’un logiciel ou d’une plateforme en ligne. L’offre étant vaste, pour bien choisir, vous devez définir vos besoins :

• A quelle fréquence allez-vous organiser un webinaire ?
• Quels sont les objectifs de votre présentation ? 
• Avez-vous besoin de fonctionnalités de marketing automation ou d’analyse pour qualifier vos leads ?
  
  

Il existe de nombreux outils gratuits, ou proposant une offre gratuite, pour créer un webinaire. Nous pouvons citer Glowbl, Join.me, Skype, Google Hangout ou Webex. Il s’agit, classiquement, d’applications de visioconférence. Cependant ces offres présentent de sérieuses limites pour une utilisation professionnelle : un nombre de participants restreint, aucune fonctionnalité d’analyse ni de marketing automation, ou encore pas d’enregistrement pour faire un replay.   

Pour créer et diffuser un webinar de qualité, il vous faudra sans doute opter pour une plateforme payante vous proposant une véritable approche marketing. Parmi elles, nous pouvons citer Livestorm, GoToWebinar ou encore Webikeo. La plupart de ces éditeurs proposent des essais gratuits, testez-les !

2. Intégrez le webinaire à votre stratégie

• 60% des entreprises conçoivent leur webinaire pour convertir les utilisateurs en clients.  

Le plus souvent, vous ne concevez pas un webinaire juste pour suivre une mode ou une tendance. Il doit s’intégrer dans votre stratégie d‘inbound marketing en tant qu’outil pour vous faire connaître auprès de votre cible. La diffusion d’une conférence en ligne doit être particulièrement soignée pour atteindre ses objectifs. Et cela vous demande de bien connaître votre audience cible.

• Choisissez un thème correspondant aux besoins de vos prospects ;
• Organisez la conférence à des horaires et à une date correspondant aux disponibilités de votre cible : si vous ciblez un persona BtoB, évitez de diffuser vos webinars le week-end et privilégiez les jours de semaine en fin de matinée, début d’après-midi ou de soirée. Mardi et Jeudi s’imposent comme les jours les plus adéquats (moins d'absents pour RTT, etc.) ;
• Prévoyez une durée de webinar qui puisse s’inscrire aisément dans l’agenda de vos prospects : selon BigMarker, 44% des participants aux webinaires préfèrent des sessions de 45 minutes et 41% des sessions de 30 minutes. Globalement, la durée idéale d’un webinaire se situe entre 30 et 40 minutes ;
• Placez vos CTAs d’inscription sur des pages stratégiques : pour que le public s’inscrive, vous devez donner de la visibilité à l'événement sur votre site web. Placez vos liens d’inscription sur des pages à fort trafic.
   

La stratégie de communication autour de l’évènement est aussi importante que la préparation de l’évènement elle-même. Pour attirer le plus possible de public ciblé, soignez la promotion du webinaire :

• Choisissez les canaux de promotion adaptés à votre cible, c'est-à-dire ceux où vous avez le plus de chance de la rencontrer et d’éveiller son intérêt : réseaux sociaux, emails, pop-ups sur votre site, etc.  Profitez-en pour utiliser des liens trackés histoire de connaître leur provenance. Cela vous permettra de vous concentrer sur les canaux de promotion les plus efficaces pour vos prochains webinars ;
• Démarrez votre promotion environ un mois avant le lancement du webinaire et relancez vos invités (de manière raisonnable) ;
• Proposer un parcours d'inscription à votre webinaire le plus simple et fluide possible : c’est également un excellent moyen de collecter des données au passage grâce à la configuration des formulaires. Vous pouvez aussi utiliser une “thank you page” pour les remercier de leur inscription et les rediriger vers des contenus additionnels en lien avec le webinar par exemple.

3. Préparez votre présentation

• 40% des auditeurs sont attentifs du début d'un webinaire à la fin. 

Bien entendu, si vous entendez fidéliser votre audience, soignez votre présentation elle-même. Pour que votre webinaire soit une réussite, le challenge consiste à garder l'attention du public jusqu'à la fin. Pour cela, rappelez-vous vos exposés à l’école ou toute autre prise de parole en public :

• Préparez bien votre discours en amont et évitez trop d'improvisation, même si vous connaissez votre sujet ;
• Agrémentez votre présentation de chiffres marquants ou d'anecdotes intéressantes ;
• Prévoyez une partie questions/réponses à la fin pour échanger avec votre audience, ces sessions sont très plébiscitées par les participants ;
• Il est aussi possible de mettre en place des sondages ou encore un chat pendant le webinaire, cela vous permet d’interagir avec les participants en relevant certaines interventions. En revanche, ne permettez pas l’interruption orale, ne laissez que la possibilité de participer à l’écrit (au moins pendant la présentation en elle-même). 
  
  

Si vous souhaitez rendre la présentation plus dynamique, il peut être intéressant de faire intervenir un ou plusieurs co-animateurs. Voici quelques idées :

• Inviter un client (satisfait) pour un webinar de présentation de votre produit ou service ;
• un expert métier (de votre entreprise, d’une entreprise cliente ou encore un expert indépendant) ;
• L’un de vos partenaires 
• etc.

Afin de vous épargner les mauvaises surprises techniques et de vous trouver en pleine maîtrise le jour J : testez bien votre logiciel de webinar au préalable, ainsi que votre matériel (micro, caméra, présentation).

4. Faites le bilan de votre webinaire 

• Environ 73% des spécialistes du marketing B2B pensent pouvoir obtenir des prospects de haute qualité en utilisant des webinaires mais la plupart d’entre eux ont du mal à quantifier leur succès.  

Le webinaire est une excellente façon de vous faire connaître. Mais, comme pour toute action marketing, on vous recommande chaudement de mesurer ses performances pour améliorer votre ROI. Il offre également l’opportunité de poursuivre la relation avec les participants pour les convertir et/ou les fidéliser. Ainsi, voici les principales actions à réaliser après la diffusion de votre conférence en ligne :   

Évaluer les performances de l’évènement  

Observez les paramètres suivants : 

• Le taux d'inscription ; 
• Le taux de participation ;
• Le taux d’engagement ; 
• Le nombre de vues du webinar ;
• Le nombre de commentaires, 
• Le taux de conversion des participants 
• etc. 

Utilisez également les données collectées via les formulaires d'inscription. Certains outils de webinar proposent des fonctionnalités d’analytics et de tracking. 

Ces mesures vous aident à déterminer si votre webinaire était pertinent pour votre cible et vous apportent des pistes d’amélioration pour l’organisation du prochain.

Diffuser et promouvoir le replay : 

Vous pouvez rendre le replay accessible :

• Sur votre site via la complétion d'un formulaire par exemple, et le promouvoir sur les réseaux sociaux pour atteindre une large audience  ;
• Aux inscrits qui n’ont finalement pas participé au webinaire en leur envoyant le lien par mail. 

En moyenne, le taux de participation à un webinar est de 30%. Avec la diffusion d’un replay, vous pouvez encore augmenter le taux de visionnage de 20%, soit autant de prospects supplémentaires !

Il est également possible, selon votre objectif, de compiler vos conférences en ligne et de les proposer ensuite sous forme de formations payantes, par exemple.

Faire un suivi par mail 

Envoyez un email de remerciement aux participants, par exemple en leur transmettant le lien du replay. Profitez-en pour poursuivre votre relation avec les nouveaux contacts en leur envoyant des contenus sur le même thème que le webinaire : ce sont de potentiels prospects pour votre entreprise. N’hésitez pas à demander également un feedback aux participants au travers d’un sondage envoyé par email après l’événement.

Vous pourrez ainsi plus facilement et légitimement leur pousser vos offres commerciales. 

S’il demande de l’organisation et du suivi, le webinaire est un levier efficace pour se positionner dans son secteur d’activité. Cet outil s'intègre parfaitement dans une stratégie inbound marketing. 

Vous souhaitez cibler votre audience et leur proposer des contenus adaptés ? Et si l’on discutait ensemble de votre stratégie d’Inbound marketing ?