4 conseils pour maintenir une bonne base de données de contacts

Avoir une base de données de contacts solide est essentiel pour votre business car elle comprend l'ensemble des informations que vous possédez sur vos clients et prospects (identité, coordonnées, catégorie socio-professionnelle, centres d’intérêt, etc). Celle-ci est avant tout destinée à générer des campagnes de marketing direct, et notamment d’emailing.

Votre base de données de contacts ne doit pas contenir d’informations erronées. Or, celle-ci peut être notamment polluée par des concurrents qui remplissent vos formulaires afin d’obtenir des informations sur vos services. Inévitablement, les fausses données saisies se retrouvent dans votre BDD (base de données) clients. De plus, les informations des contacts peuvent changer à tout moment. 

Pour éviter que ces données indésirables deviennent un problème, un nettoyage périodique s’impose. 

Comment maintenir une base de données de contacts saine et exploitable ? Suivez les 4 étapes indispensables ! 

1. Identifiez les doublons

Lorsque l'on possède une grande base de données, il devient presque inévitable d'avoir des doublons. 

Pourquoi supprimer les doublons ? 

Détecter puis supprimer les doublons de vos fichiers via des vérifications périodiques va vous permettre d’unifier votre base. Le dédoublonnage améliore la qualité de vos démarches de prospection et le ROI de vos campagnes marketing. 

Cela vous évite, notamment, de diffuser votre message plusieurs fois à un même contact, ce qui a pour effet d’augmenter la pression marketing sur le prospect et d’augmenter les coûts de diffusion des campagnes d’emailing.

Comment supprimer les doublons ?

Vous pouvez identifier et supprimer les doublons manuellement. Dans ce cas, veillez à supprimer le doublon contenant le moins de données à jour sur le contact. Toutefois, le plus simple est de confier la tâche à un outil ! En effet, certains logiciels de CRM proposent cette fonctionnalité. Votre logiciel effectuera cette manipulation automatiquement, rapidement et sans erreur. 

Par exemple, même si HubSpot est pensé pour éviter les doublons, il peut arriver que plusieurs contacts correspondent à une même personne. Dans ce cas, HubSpot a prévu un outil pour les identifier et les supprimer facilement. 

2. Supprimez les contacts inutiles

Pourquoi supprimer les contacts inutiles ?

Il faut parfois supprimer des contacts quand cela devient nécessaire. De prime abord, on peut se dire que les contacts devenus inutiles n'embêtent personne. Sauf que si !  Il vaut mieux les retirer de sa base de données que de les conserver pour :

• Réduire les coûts de vos campagnes avec moins de mails inutiles, comme pour les doublons.
• Obtenir des analyses de vos campagnes plus précises car des contacts inactifs faussent les résultats : par exemple, en supprimant des adresses inactives, votre taux d’ouverture augmentera mécaniquement pour se placer au plus proche de la réalité. 
• Éviter les atteintes à la réputation de votre marque. 
  
  

Comment supprimer les contacts inutiles ? 

Vous devez d'abord les identifier! Pour cela : repérez les contacts restés inactifs pendant une longue période puis déterminez la nature de cette inactivité. Rien ne sert de les conserver dans votre base de données contacts s’ils ne montrent absolument aucun intérêt pour votre contenu ou pire, s’ils se sont désabonnés. 

Procédez de la même manière pour les adresses mail inactives ou incorrectes, ou celles identifiées comme hard bounces. Il s’agit de messages d'erreur ou d'échec définitif envoyés par le serveur du domaine destinataire au serveur de messagerie de la campagne d'e-mailing. 

Votre CRM peut être d’une grande aide dans le repérage et la suppression des contacts rejetés, désengagés ou désabonnés via la création de vues filtrées ou de listes de suppression.

3. Uniformisez les données de vos contacts

Pourquoi uniformiser les données de vos contacts ? 

L'uniformisation d'une base de données est d’autant plus importante que vous avez de contacts à gérer. 

En effet, une base de données unifiée permet une segmentation plus facile et plus pertinente des contacts. Prenons un exemple : vous préparez une campagne emailing à destination des prospects résidant sur tout le territoire Français. Si certains n’ont pas le critère “France” renseigné sur leur fiche de contact mais uniquement “Paris”, ils ne seront pas embarqués dans la campagne et vous aurez un trou dans la raquette. 

De plus, une base de contacts mal renseignée ou comportant des informations non uniformes peut nuire à la personnalisation des emails marketing. 

Comment uniformiser les données de vos contacts ? 

Souvent, les problèmes d’uniformisation des données viennent du fait que l’entreprise collecte celles-ci via plusieurs canaux différents. Une bonne façon d’éviter ce souci à la base est :

• d’uniformiser vos formulaires ;
• de proposer des réponses via une liste déroulante plutôt qu’une réponse libre.
  
  

Ensuite, veillez à ce que tous les champs d’information de votre base de données soient bien remplis. En effet, un champ n’a généralement de valeur que s’il est renseigné. Mieux les données sont renseignées, plus la segmentation de votre base est efficace.

Enfin, attention à maintenir vos données à jour. Le taux d’obsolescence naturelle des données contacts varie entre 8% et 25% chaque année. En ne mettant pas à jour votre BDD, celle-ci perd régulièrement de sa valeur. Or, une base de données incomplète ou obsolète c’est un mauvais ciblage de vos campagnes marketing assuré !

Il peut s’avérer nécessaire d’éduquer les utilisateurs du CRM à bien renseigner les fiches contacts et à les maintenir le plus à jour possible. 

4. Automatisez la gestion de votre base de données client

Vous pouvez assainir et nettoyer vos données manuellement. Vous risquez cependant d’y passer beaucoup de temps, or le temps c’est de l’argent. Sans parler du risque d’erreur, puisque l’erreur est humaine. Trêve de proverbes ! 

Nous vous conseillons vivement d’automatiser le nettoyage périodique en particulier et la gestion quotidienne en général, de votre base de données commerciale.    

Vous pouvez utiliser des workflows pour automatiser la mise à jour de données dans le CRM. Par exemple : lorsqu’un formulaire de contact est renseigné par un prospect, celui-ci passe automatiquement en MQL (Marketing Qualified Lead). Vous vous assurez ainsi que les données seront automatiquement mises à jour sans intervention manuelle.  

De nombreux outils permettent de nettoyer votre base de données contacts. Ils ont généralement chacun leur spécificité et sont pensés pour des besoins et des tailles de bases de données différentes. Parmi eux nous pouvons citer : Zerobounce, Dropcontact, ou encore Winpure. 

La taille ne fait pas tout, et c’est particulièrement vrai pour votre base de données client ! La qualité des contacts doit primer sur la quantité.  

Vérifier régulièrement votre base de données évite la présence de contacts obsolètes qui rendent le traitement des leads par les commerciaux plus fastidieux.

Investir dans un ou plusieurs logiciels adaptés à votre entreprise pour cleaner votre base de données n’est pas du luxe : c’est essentiel pour améliorer vos campagnes marketing, et donc votre business. Et les sales vous remercieront ! 

Vous avez des questions sur les outils destinés au nettoyage des bases de données ? Nos experts se feront un plaisir de vous aiguiller !