D’après les résultats du Baromètre Télétravail 2022, 38% de salariés ont pratiqué le télétravail fin 2021 contre 30% en 2019. Le télétravail ne cesse de faire parler de lui, depuis qu'il a gagné en notoriété pendant la pandémie. Si les débuts ont été un peu chaotiques, les processus de télétravail se sont progressivement organisés côté salariés comme employeurs.
Alors que les mesures anti-covid sont très largement abandonnées, près de la moitié des salariés Français émettent le souhait de travailler en mode hybride sur un modèle de 2 jours de télétravail en moyenne.
Côté employeur, 63% d’entre eux estiment que le travail à distance a vocation à s’inscrire dans la durée et à se développer. 84% d‘entre eux désirent le mettre en place dans leur entreprise. Pour 69% des dirigeants, passer au télétravail à 100% ou en mode hybride aiderait à améliorer le bien-être et la productivité des employés.
Cependant, 80% d’entre eux estiment que l’organisation actuelle de leurs entreprises est insuffisamment adaptée.
Comment mettre en place le télétravail dans votre entreprise ?
I. Mettre en place le télétravail dans le cadre légal
Télétravail : qui est concerné ?
Le télétravail désigne les formes d'organisation du travail dans lesquelles les missions confiées au salarié sont effectuées hors des locaux de l’entreprise, via l’utilisation des technologies de l'information et de la communication (TIC), quand elles pourraient l’être dans ces locaux.
Il n’existe pas de conditions pour bénéficier du télétravail. Le travail en distanciel est en théorie accessible à toutes les catégories professionnelles. Cependant, certains postes se prêtant mal au télétravail, l’employeur peut décider de le mettre en place pour certaines catégories de salariés seulement au sein d'une même entreprise. Ainsi :
- Un employeur peut refuser le télétravail à un salarié même si le télétravail est mis en place dans l’entreprise, à condition de motiver son refus ;
- En revanche, le télétravail ne peut pas être imposé au salarié sans son accord, excepté en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure. Par exemple, la pandémie était considérée comme une circonstance exceptionnelle dispensant l’employeur d’obtenir l’accord des salariés pour mettre en œuvre le télétravail.
Mettre en place le télétravail
La mise en œuvre du télétravail ne constitue pas une modification du contrat de travail. Ainsi, un salarié qui refuse ce mode d’organisation n’encourt pas le risque d’un licenciement économique.
Pour mettre en place le télétravail dans l’entreprise, il existe 3 possibilités :
- Un accord entre l’employeur et le salarié : l’accord n’a pas besoin d’être écrit, l’oral est valable, toutefois, disposer d’une preuve est recommandé (mail, courrier …) ;
- Un accord collectif avec les délégués syndicaux ;
- Une charte rédigée unilatéralement par l’employeur et soumise à l’avis du CSE (comité social et économique).
L’accord collectif et la charte doivent cadrer les conditions de mise en œuvre du télétravail : conditions de passage au télétravail et de retour au travail en présentiel, les plages horaires de travail, les modes de contrôle, etc.
Si le télétravail est régulier, il est recommandé de signer un accord collectif ou une charte afin de border juridiquement la pratique dans l’entreprise.
II. Faire accepter le télétravail dans vos équipes
Le télétravail ne pouvant être imposé aux salariés, il s’agit d’obtenir leur accord. Pour cela, voici quelques bonnes pratiques à mettre en place avant le passage au travail à distance :
- Prenez la température auprès des salariés : l’objectif est de définir le nombre de personnes intéressées et le type d'organisation cible qui récoltera les faveurs de vos salariés. Pour recueillir leur besoin et leurs attentes, adressez-leur un questionnaire (anonymisé si nécessaire) et/ou organisez des réunions d’échange en interne. L’objectif étant de proposer un dispositif adapté au plus grand nombre.
- Impliquer les équipes qui superviseront la gestion du télétravail : recueillez l'avis des équipes RH et des managers afin d’élaborer un dispositif convenant aux collaborateurs mais aussi aux équipes d’encadrement. Ils peuvent avoir des perspectives et des objections différentes. C’est alors l’occasion de définir les conditions de mise en œuvre et de suivi du télétravail qui figureront dans l’accord ou la charte de télétravail.
- Commencer par une phase de test : une fois les besoins cadrés, l’accord collectif ou la charte rédigé, mettez en place une phase de test sur une durée déterminée. Cette phase peut concerner un groupe test de salariés par exemple.
III. Adapter les processus de travail
Le passage au télétravail même partiel est une bonne occasion de repenser l’organisation et le suivi du travail :
- Réorganiser le temps de travail : revoir la comitologie en modifiant la durée et la fréquence des réunions, offrir plus d'autonomie aux salariés, aménager des temps pour la cohésion de l'équipe ;
- S’équiper d’outils digitaux collaboratifs : les collaborateurs se trouvant à distance ont besoin d’échanger rapidement et facilement. Pensez à mettre en place des outils de gestion de projet collaboratifs et performants comme Trello, Asana, ou Notion. Investissez également dans des outils de visioconférence tels que Zoom, Meet, ou Teams. Notez que l'employeur est tenu de prendre en charge le matériel et les outils nécessaires au télétravail ;
- Évaluer les résultats des salariés en télétravail : une étude de la Banque de France a révélé qu'augmenter l'effectif en télétravail de 1% augmente la productivité globale de l'entreprise de 0,6%. Vérifiez-le par vous même : basez-vous sur vos indicateurs de performance et observez leur évolution depuis le passage au télétravail. Vous pouvez aussi mesurer le temps que prend une tâche en utilisant les outils collaboratifs que vous aurez choisis ;
- Garder le lien avec les collaborateurs : d’autant plus si les salariés sont en “full remote” et basé dans une autre zone géographique, le lien avec eux peut être difficile à maintenir. Prévoyez des points réguliers ou proposez à vos salariés de renseigner des questionnaires pour mesurer comment ce changement impacte leur bien-être au travail.
Ces points d’échange sont particulièrement importants pendant la phase de test afin d’adapter les processus et de réajuster le dispositif. Avec le télétravail, certaines personnes ne se croisent plus. Pour éviter que le sentiment d’appartenance ne s’émousse et que la culture d’entreprise ne se dissolve, organisez des moments de retrouvailles. L'organisation de team building, en présentiel et/ou en visio, permet de renforcer la cohésion d’équipe. Une ou plusieurs fois par mois, vous pouvez aussi proposer des “déjeuners ou apéro-visio” !
La mise en place du télétravail est fortement plébiscitée par une majorité de salariés qui estiment gagner ainsi en équilibre vie personnelle-vie professionnelle. Si le risque d'isolement est réel, le télétravail peut aussi grandement améliorer le bien-être de vos collaborateurs.
Le passage au distanciel peut impliquer beaucoup de changements dans une entreprise : veillez à le mettre en place dans un cadre légal et impliquez vos salariés dans l’élaboration du dispositif.